Malgré la situation sanitaire, il est toujours possible d'organiser des événements de manière sécuritaire! Il y a quand même quelques consignes à respecter, que nous vous résumons ici.
Étapes à suivre pour l'organisation et la planification d'un événement :
- Lisez les conseils de la sécurité publique pour une activité sécuritaire;
- Rédiger un rapport détaillé de votre projet;
- Faire suivre votre rapport à Jean-Philippe Charbonneau, tenir compte de ses commentaires pour ajuster le plan;
- Remplir l'Outil de diagnostic - Reprise des activités de vie universitaire
- Remplir le formulaire Demande de permis d'activités étudiantes;
- Le service aux étudiants vous contactera pour poursuivre la planification.
Délais à considérer :
- Prévoir minimalement 2 à 3 semaines pour l'approbation de votre projet;
- Les permis d'alcool demandent une réservation 21 jours avant l'événement;
- Pour un concours publicitaire, l'avis de tenue doit être soumis à la RACJ 5 jours avant l'événement.
Quoi mettre dans mon plan de projet?
Description du projet : Nommez-vous et présentez-vous. Expliquez les populations étudiantes rejointes et les activités qui seront proposées.
Notez qu'il est interdit de proposer la consommation de toute nourriture pour les activités qui ont lieu dans l'enceinte de l'Université.
Organisation de l’événement : Lieu de l'événement, nombre de personnes attendues, heures d'arrivée et de fin. Donnez tous les détails auxquels vous pouvez penser!
Organisation de l’espace : Joignez un schéma qui montre comment les gens arriveront et quitteront le lieu, à quel endroit ils pourront se laver les mains, comment ils seront invités à bouger ou non dans l'événement (exemple pour aller aux toilettes ou participer aux activités) et comment la distanciation physique pourra être respectée.
Besoin en ressources humaines : Rassurer l'Université en mentionnant le nombre de bénévoles, leurs tâches et leur profil.
Locaux et bien d’équipement : Précisez les équipements dont vous aurez besoin, s'il y a lieu, et votre engagement à désinfecter comme
Dernière mise à jour : 30 août 2020