Bonjour,
L’AGEHC a transmis à ses membres le 11 avril 2017 un avis de convocation à son assemblée générale annuelle (AGA), conformément à ce qui est prévu dans les statuts et règlements de l’association. La rencontre se tiendra samedi le 27 mai 2017 à 15h30 à Hôtel et Suites le Dauphin à Drummondville, 600 Boulevard Saint-Joseph, Drummondville QC J2C 2C1. L’ordre du jour de la rencontre, qui est inséré à la fin de cet article, sera d'ici peu affiché près du secrétariat des centres de cours.
Veuillez noter ce qui est prévu aux articles 2.06.2 et 2.06.3 (voir ci-après) concernant la nécessité de signaler votre présence. De cette façon l’AGEHC pourra assurer un accueil de qualité.
Au plaisir de vous rencontrer à ce moment.
Pierre Morin, président de l’AGEHC
EXTRAITS DES STATUTS ET RÈGLEMENTS DE L’AGEHC
L’AGEHC C’EST :
2.01 Les buts de l’Association
Les buts pour lesquels l’Association est constituée sont les suivants :
a) Regrouper les étudiants hors campus au sein d’une association;
b) Défendre et promouvoir les intérêts et les droits des étudiants hors campus tant au niveau collectif qu’individuel;
c) Promouvoir et accroître la participation et l’engagement des étudiants hors campus à la vie étudiante et universitaire;
d) Procurer aux étudiants hors campus l’information la plus complète possible;
e) Promouvoir le développement de l’Université au hors campus;
f) Défendre les dossiers touchant nos étudiants auprès des fédérations et des gouvernements;
g) Représenter les étudiants hors campus et promouvoir leurs intérêts, notamment en matière d’enseignement, de pédagogie, de services aux élèves ou étudiants et d’administration de l’établissement d’enseignement.
CONCERNANT L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
2.06.2 L’assemblée générale annuelle est composée :
a) De tout membre de l’AGEHCUQTR qui donne avis de sa présence à l’assemblée générale conformément à l’article 2.06.3;
2.06.3 L’inscription
Afin de participer à l’assemblée générale annuelle ou extraordinaire, et d’y exercer son droit de vote, un membre de l’AGEHCUQTR doit s’y inscrire en faisant parvenir un courriel à l’adresse de l’Association (Cette adresse courriel est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) en indiquant son nom ainsi que ses coordonnées au moins quinze (15) jours calendaires avant la tenue de l’assemblée générale annuelle ou au moins cinq (5) jours calendaires avant la tenue d’une assemblée générale extraordinaire. Tous les membres des conseils étudiants et du conseil des présidents sont automatiquement inscrits à l’assemblée générale annuelle ou à l’assemblée générale extraordinaire.
Les membres de l’Association sont les étudiants définis à l’article 1.05 et inscrits à au moins un cours pendant l’année universitaire en cours. L’AGEHCUQTR regroupe l’ensemble des étudiants de premier cycle et des cycles supérieurs du campus régional de l’Université, ainsi que des étudiants en ligne et webconférence.
2.06.1 L’Assemblée générale annuelle
L'assemblée générale annuelle est souveraine et se tient conformément à la Loi sur les compagnies, L.R.Q. chapitre C-38. Elle possède les fonctions et est soumise aux devoirs qui sont prévus aux articles 224 et 98 alinéas 1 et 2 de la Loi sur les compagnies. À cette fin, elle adopte:
a) Les états financiers;
b) Les prévisions budgétaires;
c) Les modifications aux règlements généraux;
d) Elle peut ratifier ou abroger, s'il y a lieu, les décisions du conseil des présidents qui est à la fois le conseil d'administration;
e) Elle traite aussi de toute autre question que peut lui soumettre le conseil des présidents.
2.06.2 L'assemblée générale annuelle est composée :
a) De tout membre de l’AGEHCUQTR qui donne avis de sa présence à l'assemblée générale conformément à l'article 2.06.3;
b) De tous les membres des conseils étudiants;
c) Des membres du conseil des présidents.
2.06.5 L’avis de convocation
Le conseil des présidents convoque l'assemblée générale annuelle par un avis écrit avec l’ordre du jour affiché dans chacun des centres universitaires hors campus, ainsi que sur le site web de l’Association au moins quarante-cinq (45) jours calendaires avant la tenue de l'assemblée. De plus un courriel doit être expédié à tous les membres de l’Association.
CONCERNANT LE CONSEIL DES PRÉSIDENTS
2.07.14 Les devoirs du conseil des présidents
Il doit :
a) Respecter les orientations et les priorités définies par les règlements généraux de l’Association et voir à la mise en application des décisions de l’assemblée générale;
b) Voir aux affaires courantes de l’Association et en gérer les fonds;
c) Respecter les politiques de régie interne de l’Association;
d) Agir en cas de situation jugée anormale ou suite à la présentation des données comptables d’un conseil étudiant;
e) Élire le président, le 1er vice-président - vérificateur, le 2e vice-président et nommer le trésorier et le secrétaire général (ou son mandataire);
2.07.8 Les modalités d’élection du président, du 1er vice-président – vérificateur et du 2e vice-président de l’Association.
Ils sont élus par et parmi les présidents ou coprésidents du conseil des présidents à la majorité (50 % + 1) des voix des membres présents par vote secret et résultat public. La durée de leur mandat est d’un (1) an renouvelable habituellement lors du Colloque annuel et s’étend du 1er septembre au 31 août de l’année suivante sauf si démission. Le président, le 1er vice-président – vérificateur et le 2e vice-président doivent provenir de trois (3) associations étudiantes locales différentes. Pour ouvrir les modalités d'élection, un président ou un coprésident doit demander le vote au moins dix (10) jours calendaires avant la tenue de l'assemblée générale annuelle.
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AUX : MEMBRES DE L’AGEHC
(Association générale des étudiants hors-campus de l’UQTR)
DE : PIERRE MORIN, président
DATE : 11 AVRIL 2017
OBJET : AVIS DE CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
Par la présente, et conformément à ce que prévoit l’article 2.06.05 des Statuts et règlements de l’Association, vous êtes convoqués à l’assemblée générale annuelle (AGA) de l’AGEHCUQTR qui se tiendra samedi le 27 mai 2017 à 15h30 à Hôtel et Suites le Dauphin à Drummondville, 600 Boulevard Saint-Joseph, Drummondville QC J2C 2C1.
PROJET D’ORDRE DU JOUR
1. Mot de bienvenue et ouverture de l’assemblée
2. Constatation du quorum et secrétariat
3. Lecture et adoption de l’ordre du jour
4. Lecture et adoption du procès-verbal de l’assemblée générale du 28 mai 2016
5. Affaires découlant du procès-verbal de l’assemblée générale 2016
6. Informations
a. Révision de la réglementation de l’AGEHC
b. Travaux en cours avec le Service des affaires étudiantes (SAE)
c. Dossier des FIO (frais institutionnels obligatoires)
d. Nominations au Conseil exécutif
7. Affaires financières
a. Rapport de la trésorière (états financiers et prévisions budgétaires)
b. Rapport du 1er vice-président et vérificateur
8. Adoption des modifications aux Statuts et règlements
9. Consultation pour le Plan de travail 2017-2018
10. Divers
11. Clôture de l’assemblée générale
Pierre Morin, président
AGEHCUQTR