4.01 Les Associations étudiantes locales (AEL)
- L’AGEHCUQTR a pour politique d’encourager l’organisation et le fonctionnement des associations étudiantes locales. Habituellement, elles sont organisées dans chacun des centres universitaires de l’Université du Québec à Trois-Rivières. L’approbation d’une telle demande est du ressort du conseil des présidents;
- Un centre de cours de l’Université est rattaché administrativement au centre universitaire le plus près géographiquement ou au conseil des présidents;
- Conformément aux présentes, une seule association étudiante locale peut être organisée dans un centre universitaire. Toutefois, une AEL peut regrouper les étudiants de plus d’un centre universitaire.
4.02 Les buts de l’association étudiante locale sont de :
- Regroupe les étudiants hors campus du ou des centres universitaires membres de l’Association;
- Promouvoir la vie étudiante hors campus;
- Accroître la participation et l’engagement des étudiants à la vie étudiante;
- Représenter les étudiants aux différents organismes de l’AGEHCUQTR;
- Promouvoir la vie universitaire dans la région;
- Réaliser tout autre mandat donné par l’AGEHCUQTR.
4.03 L’Assemblée générale locale :
- Est l’instance souveraine de l’association étudiante locale;
- Se compose de tous les membres incluant le président du conseil étudiant;
- Se réunit sur demande du conseil étudiant ou de 15% des membres de l’association étudiante locale représentant au moins 80% des programmes offerts dans le centre de cours;
- Est convoquée par le président du conseil étudiant;
- Le quorum est fixé à 15% des membres représentant au moins 80% des programmes offerts dans le centre de cours;
- Les propositions présentées par les membres sont votées et acceptées à la majorité absolue des voix des membres présents par vote ouvert.
- Cependant, à la demande d’au moins trois (3) membres, on peut procéder par vote secret;
- Le vote par procuration n’est pas valide;
- Tout vote de grève doit être autorisé par le président de l’AGEHCUQTR ou du conseil exécutif de l’AGEHCUQTR.
4.04 Les membres
L’ensemble des membres d’une association étudiante locale se compose des étudiants du ou des centres universitaires faisant partie de l’AGEHCUQTR et approuvés par le conseil des présidents.
4.05 Les membres honoraires
Ce sont d’ex-membres qui ont apporté une contribution importante à l’AEL. Ils sont nommés par le conseil étudiant de l’AEL. Ils peuvent participer, sur invitation, en tout ou en partie aux activités de l’AEL. Ils n’ont pas droit de parole ni droit de vote, à moins que le conseil étudiant en décide autrement.
4.06 Les pouvoirs de l’assemblée générale locale sont de :
- Délibérer sur des situations jugées anormales ou les rapports et les projets qui lui sont présentés par le conseil étudiant et décider de leur adoption, modification ou de leur rejet;
- Adopter le procès-verbal de la dernière assemblée générale locale;
- Adopter, s’il y a lieu, le rapport financier de l’exercice qui se termine;
- Ratifier ou d’abroger, s’il y a lieu, les décisions du conseil étudiant;
- Se prononcer sur un vote de grève des membres de l’AEL.
4.07 Le conseil étudiant (composition – réunion)
Le conseil étudiant :
- Est formé d’au moins un (1) représentant étudiant par programme ou cours offert dans la région. Si plus d’un (1) cours/session est offert pour un programme, alors un nombre équivalent de représentants étudiants est autorisé, et ce à la condition que chacun de ces représentants étudiants représente environ 35 étudiants distincts;
- Se réunit au moins une (1) fois aux sessions d’automne et d’hiver;
- Nomme le président, le secrétaire et le trésorier. Toutefois, le président ne peut être à la fois trésorier du conseil étudiant;
- Son quorum est fixé à la majorité absolue des membres en fonction;
- Un vote par membre;
- Se réunit obligatoirement sur demande du tiers des membres ou du président;
- Peu s’adjoindre des représentants étudiants potentiels pour le démarrage de nouveaux programmes, mais sans droit de vote, ainsi que des représentants étudiants sortants;
- Le président du conseil étudiant peut autoriser d’autres membres de l’association étudiante locale, des représentants de l’UQTR ou des personnes d’autres organismes à participer en tout ou en partie aux réunions du conseil étudiant;
- Le secrétaire général de l’Association participe à titre de représentant de l’AGEHCUQTR;
- Le président d’une association étudiante programme est le représentant étudiant de ce programme au conseil étudiant.
4.08 Les devoirs du conseil étudiant Il doit :
- Respecter les orientations et les priorités définies par le conseil des présidents et par les règlements généraux de l’AGEHCUQTR;
- Voir à la mise en application des décisions de l’assemblée générale locale;
- Voir aux affaires courantes de l’association étudiante locale et en gérer les fonds. Tous les chèques, billets, contrats, effets bancaires et autres documents seront signés par le président et contresignés par le trésorier ou, à défaut, par un autre membre dûment nommé par le conseil étudiant;
- Nommer le président, le secrétaire et le trésorier;
- Voir aux nominations des représentants étudiants;
- Convoquer et préparer les assemblées générales locales;
- Informer ses membres et faire parvenir au trésorier de l’AGEHCUQTR ses données comptables au plus tard le 31 octobre pour la période de 1er avril au 30 septembre et le 30 avril pour la période du 1er octobre au 31 mars et au conseiller les procès-verbaux de toutes ses réunions dans les trente (30) jours après chacune de ces réunions;
- Adopter les états financiers et les prévisions budgétaires de l’association étudiante locale et de les faire parvenir au trésorier de l’Association avant la fin de l’année fiscale;
- Voir aux associations étudiantes programme, s’il y a lieu.
4.09 Les pouvoirs du conseil étudiant
Le conseil étudiant a tous les pouvoirs entre les assemblées générales locales des étudiants. Il peut :
- Nommer des comités avec un mandat précis et nommer les responsables de ces comités;
- Recevoir les demandes des représentants étudiants, les discuter et proposer des solutions;
- Faire des propositions à l’assemblée générale locale;
- Organiser des activités pour les membres de l’association étudiante locale;
- Décider de la tenue d’un référendum sur approbation du conseil des présidents et selon les modalités, les procédures et les règlements adoptés par le conseil des présidents.
- Peu recommander au conseil des présidents la reconnaissance d’associations étudiantes programme.
4.10 Le conseil exécutif de l’AEL
Le conseil exécutif de l’AEL est formé du président, du trésorier et du secrétaire de l’association étudiante locale. Son rôle est de voir au fonctionnement de l’association étudiante locale entre les réunions du conseil étudiant. Le conseil exécutif de l’AEL doit :
- Respecter les orientations et les priorités définies par le conseil étudiant;
- Voir aux affaires courantes de l’association étudiante locale et en gérer les fonds;
- Gérer certains dossiers sur recommandation du conseil étudiant;
- Faire rapport de ses décisions à la prochaine réunion du conseil étudiant.
4.11 Les restrictions
Le conseil étudiant ne doit conclure de contrat ni prendre d’engagement au nom de l’AGEHCUQTR, sans avoir obtenu l’autorisation écrite du président de l’Association ou du conseil exécutif de l’AGEHCUQTR.
4.12 Les revenus – source
La source habituelle de revenus d’un conseil étudiant provient d’une enveloppe budgétaire répartie suivant les modalités adoptées par le conseil des présidents et distribuée par le trésorier de l’Association aux sessions d’automne, d’hiver et été.
4.13 Les responsabilités des membres du conseil étudiant
A. Représentant étudiant
Le représentant étudiant est le porte-parole officiel des étudiants de son programme ou de son cours. Il doit être membre de l’AGEHCUQTR, à moins que le conseil étudiant en décide autrement. À ce titre :
- Il participe aux réunions du conseil étudiant et à l’assemblée générale locale;
- Il recueille les demandes des étudiants de son programme ou de son cours et fait rapport au conseil étudiant;
- Il transmet les informations aux étudiants de son programme ou de son cours;
- Il collabore à l’organisation des activités pour les membres;
- Il est nommé par les étudiants de son programme ou de son cours. La durée de son mandat est d’un (1) an renouvelable habituellement à la saison d’hiver du 1er août au 31 juillet et s’étend du de l’année suivante sauf si démission. Pour ouvrir les modalités d’élection, un étudiant doit demander le vote;
- Il s’assure que la commande de cours répond bien aux besoins des étudiants de son programme
- Il participe aux activités d’accueil des étudiants aux sessions d’automne et d’hiver;
- Il participe à la soirée reconnaissance annuelle et à la remise de diplômes;
- Il participe avec les membres du conseil étudiant aux décisions relatives au budget de l’AEL;
- Il peut devenir président, secrétaire au trésorier de l’AEL;
- Un représentant étudiant peut être demis de ses fonctions par le président de l’AEL, s’il s’absente pendant l’année universitaire, sans raison valable, à deux (2) réunions du conseil étudiant.
B. Représentant étudiant sortant
C’est un représentant étudiant qui n’est plus actif à l’UQTR (diplômé ou 2 ans sans suivre de cours). Il conserve son statut de représentant étudiant pendant deux (2) sessions à compter de sa dernière session d’activité à l’UQTR, et ce seulement s’il n’y a pas de relève pour son programme. Il doit effectuer des démarches concrètes pour se trouver un successeur. Pour des raisons exceptionnelles, le conseil des présidents de l’AGEHCUQTR peut prolonger ce délai.
C. Représentant étudiant potentiel
C’est un futur étudiant qui participe au démarrage de son cours ou de son programme. Il est nommé par le conseil étudiant et il peut participer aux réunions du conseil étudiant. Il a droit de parole sans droit de vote et il ne peut être membre du conseil exécutif de l’AEL. La durée de son mandat est déterminée par le conseil étudiant.
D. Président du conseil étudiant et de l’AEL
Le président est le porte-parole officiel de l’association étudiante locale. Le poste de président peut être partagé ou tenu par deux (2) coprésidents. À ce titre :
- Il rend authentique par sa signature tous les documents qui lient officiellement l’association étudiante locale, sauf les effets de commerce, les contrats ou autres documents où la signature du trésorier est requise;
- Il préside les réunions du conseil étudiant et dispose d’un droit de vote;
- Il est membre d’office de tout comité ou organisme établi par l’assemblée générale locale ou le conseil étudiant et il peut déléguer un représentant étudiant;
- Il peut présider le cas échéant l’assemblée générale locale;
- Il ne peut être secrétaire ou trésorier de l’association étudiante locale;
- Il est membre du conseil exécutif et possède un droit de vote;
- Il voit à l’exécution des décisions du conseil étudiant et de l’assemblée générale locale et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge pour les intérêts et le progrès de l’association étudiante locale.
h) Il est le lien entre le conseil étudiant local et le coordonnateur du centre universitaire.
i) En collaboration avec le secrétaire, il rédige, reçoit et conserve toute la correspondance officielle.
E. Secrétaire du conseil étudiant et de l’AEL
Le secrétaire est responsable du secrétariat de l’association étudiante locale. À ce titre :
- Il fait la correspondance officielle;
- Il rédige les procès-verbaux de toute assemblée générale et ceux du conseil étudiant et les contresigne;
- En collaboration avec le président, il rédige, reçoit et conserve toute la correspondance officielle.
- Il est membre du conseil exécutif et possède un droit de vote;
- Il convoque et prépare de concert avec le président, les ordres du jour;
- Il ne peut être président ou trésorier de l’association étudiante locale;
- Il fait parvenir au secrétaire de l’Association les procès-verbaux à la fin de chacune des sessions.
F. Trésorier du conseil étudiant et de l’AEL
Le trésorier est responsable de la trésorerie de l’association étudiante locale. À ce titre :
- II voit au suivi de la comptabilité
- Il prépare les états financiers et les présente au conseil étudiant à la fin de chaque session d’automne et d’hiver soit du 1er avril au 30 septembre et du 1er octobre au 31 mars avec les pièces justificatives (photocopie des chèques, reçus…) soit du 1er juillet au 31 décembre et du 1er juillet au 30 juin;
- Suivi de la situation financière lors de chaque réunion du conseil étudiant.
- Il signe, avec le président, les chèques et effets de commerce;
- Il est membre du conseil exécutif et possède un droit de vote;
- II dépose les deniers de l’association étudiante locale dans une institution bancaire déterminée par le conseil étudiant;
- il ne peut être président ou secrétaire de l’association étudiante locale;
- l’année fiscale s’étend du 1er avril de l’année civile en cours au 31 mars de l’année suivante
- il fait parvenir semestriellement les bilans de l’AEL au trésorier de l’AGEHCUQTR
4.14 Les modalités d’élection du président, du secrétaire et du trésorier du conseil étudiant et de l’association étudiante locale
- Tout représentant étudiant (sauf le représentant étudiant potentiel et le représentant étudiant sortant) peut soumettre sa candidature. Ils sont élus par et parmi les membres du conseil étudiant à la majorité (50 % + 1) des voix des membres présents par vote secret et résultats publics. Le candidat doit être présent à la réunion lors de sa nomination;
- La durée de leur mandat est d’un (1) an renouvelable habituellement à la session d’hiver et s’étend du 1er septembre au 31 août de l’année suivante sauf si démission et pour un maximum de 8 mandats.
- Les postes de président, trésorier et secrétaire doivent être tenus par trois (3) représentants étudiants différents. 25 4.15 La modification des règlements Les règlements généraux de l’association étudiante locale peuvent être modifiés ou abrogés par le conseil exécutif de l’Association. Le texte de toute modification devra être inclus dans l’ordre du jour de la réunion à venir du conseil des présidents.