Chapitre 5 : Les Associations Étudiantes Programme (AEP)

5.01Les associations étudiantes programme (AEP)

L’AGEHCUQTR encourage l’organisation et le fonctionnement de regroupements d’étudiants d’un même programme, particulièrement ceux en formation initiale. Aussi, le conseil des présidents pourra reconnaitre des associations étudiantes programme;
Une association étudiante programme est sous la responsabilité immédiate du conseil étudiant local. Elle aura un siège dédié au conseil étudiant avec droit de parole et droit de vote ;
Pour être reconnu par le conseil des présidents, un référendum doit se tenir auprès des étudiants de ce programme, dont au moins 66 % des étudiants doivent être favorables à la création de cette association étudiante programme. Les modalités concernant la tenue du référendum seront établies par le conseil des présidents. Lors de ce référendum, une demande de cotisation étudiante pour cette association étudiante programme peut être demandé.

5.02 Les buts de l’association étudiante programme sont de :

Regroupe les étudiants d’un même programme d’un centre universitaire;
Promouvoir la vie étudiante hors campus;
Accroître la participation et l’engagement des étudiants à la vie étudiante;
Représenter ces étudiants au conseil étudiant local;
D’autres buts peuvent être déterminés par l’AEP.

5.03 L’Assemblée générale de l’association étudiante programme :

Est l’instance souveraine de l’association étudiante programme;
Se compose de tous les membres incluant le président du conseil étudiant;
Se réunit sur demande du conseil étudiant programme ou de 15 % des membres de l’association étudiante programme;
Est convoquée par le président du conseil étudiant programme;
Le quorum est fixé à 15% des membres;
Les propositions présentées par les membres sont votées et acceptées à la majorité (50 % + 1) des voix des membres présents par vote ouvert.
Cependant, à la demande d’au moins trois (3) membres, on peut procéder par vote secret;
Le vote par procuration n’est pas valide;
tout vote de grève doit être autorisé par le président ou par le conseil exécutif de l’AGEHCUQTR.

5.04 Les membres

L’ensemble des membres d’une association étudiante programme se compose de tous les étudiants de ce programme dans ce centre universitaire et membre de l’AGEHCUQTR

5.05 Les pouvoirs de l’assemblée générale programme sont de :

Délibérer sur des situations jugées anormales ou les rapports et les projets qui lui sont présentés par le conseil étudiant programme et décider de leur adoption, modification ou de leur rejet;
Adopter le procès-verbal de la dernière assemblée générale programme des étudiants;
Adopter, s’il y a lieu, le rapport financier de l’exercice qui se termine;
Ratifier ou d’abroger, s’il y a lieu, les décisions du conseil étudiant programme.

5.06 Le conseil étudiant programme (composition – réunion)

Le Conseil étudiant programme :

Peut-être formé d’au moins un (1) représentant étudiant par cours offert dans le centre universitaire;
Se réunit au moins une (1) fois aux sessions d’automne et d’hiver;
Nomme le président, le secrétaire et le trésorier. Toutefois, le président ne peut être à la fois trésorier du conseil étudiant programme;
Son quorum est fixé à la majorité (50 % + 1) des membres en fonction;
Un vote par membre;
Se réunit obligatoirement sur demande du tiers des membres ou du président;
Le président du conseil étudiant programme peut autoriser d’autres membres de l’association étudiante programme, des représentants de l’UQTR ou des personnes d’autres organismes à participer en tout ou en partie aux réunions du conseil étudiant programme;
Le président de l’AEL est membre d’office du conseil étudiant programme.

5.07 Les devoirs du conseil étudiant programme

Il doit :

Respecter les orientations et les priorités définies par le conseil étudiant, le conseil des présidents et par les règlements généraux de l’AGEHCUQTR ;
Voir à la mise en application des décisions de l’assemblée générale programme des étudiants;
Voir aux affaires courantes de l’association étudiante programme et en gérer les fonds. Tous les chèques, billets, contrats, effets bancaires et autres documents seront signés par le président et contresignés par le trésorier ou, à défaut, par un autre membre dûment nommé par le conseil étudiant programme;
Nommer le président, le secrétaire et le trésorier;
Voir aux nominations des représentants étudiants programme;
Convoquer et préparer les assemblées générales programmes des étudiants;
Informer ses membres et faire parvenir au président du conseil étudiant ses données comptables au plus tard le 31 octobre pour la période du 1er avril au 30 septembre et le 30 avril pour la période du 1er octobre au 31 mars ainsi que les procès-verbaux de toutes ses réunions dans les trente (30) jours suivants chacune de ces réunions;
Adopter les états financiers et les prévisions budgétaires de l’association étudiante programme.

5.08 Les pouvoirs du conseil étudiant programme

Le conseil étudiant programme a tous les pouvoirs entre les assemblées générales programmes des étudiants. Il peut :

Nommer des comités avec un mandat précis et nommer les responsables de ces comités;
Recevoir les demandes des représentants étudiants programmes, les discuter et proposer des solutions;
Faire des propositions à l’assemblée générale programme des étudiants;
Organiser des activités pour les membres de l’association étudiante programme;
Décider de la tenue d’un référendum sur approbation du conseil étudiant et du conseil des présidents et selon les modalités, les procédures et les règlements adopter par le conseil des présidents.

5.09 Le conseil exécutif de l’AEP

Le conseil exécutif de l’AEP est formé du président, du trésorier et du secrétaire de l’association étudiante programme. Son rôle est de voir au fonctionnement de l’association étudiante programme entre les réunions du conseil étudiant programme. Le conseil exécutif de l’AEP doit :

Respecter les orientations et les priorités définies par le conseil étudiant programme;
Voir aux affaires courantes de l’association étudiante programme et en gérer les fonds;
Gérer certains dossiers sur recommandation du conseil étudiant programme;
Faire rapport de ses décisions à la prochaine réunion du conseil étudiant programme.

5.10 Les restrictions

Le conseil étudiant programme ne doit conclure de contrat ni prendre d’engagement au nom de l’association étudiante locale ou de l’AGEHCUQTR, sans avoir obtenu l’autorisation écrite du président de l’association étudiante locale et du président de l’AGEHCUQTR.

5.11 Les revenus – source

La source de revenus d’un conseil étudiant programme provient d’une enveloppe budgétaire accordée chaque session par le conseil étudiant local afin se soutenir les projets et/ou besoins en lien avec le programme.

5.12 Les responsabilités des membres du conseil étudiant programme

A. Représentant étudiant programme

Le représentant étudiant programme est le porte-parole officiel des étudiants de son programme ou de son cours. Il doit être un étudiant actif à l’UQTR. À ce titre :

Il participe aux réunions du conseil étudiant programme et à l’assemblée générale programme;
Il recueille les demandes des étudiants de son programme ou de son cours et fait rapport au conseil étudiant programme;
Il transmet les informations aux étudiants de son programme ou de son cours;
Il collabore à l’organisation des activités pour les membres;
Il est nommé par les étudiants de son programme ou de son cours. La durée de son mandat est d’un (1) an renouvelable habituellement à la saison d’hiver et s’étend du 1er août au 31 juillet de l’année suivante sauf si démission. Pour ouvrir les modalités d’élection, un étudiant doit demander le vote ;
S’assure que la commande de cours annuelle répond bien aux besoins des étudiants de son programme ;
Il participe aux activités d’accueil des étudiants aux sessions d’automne et d’hiver ;
Il participe avec les membres du conseil étudiant programme aux décisions relatives au budget de l’AEP;
Il peut devenir président, secrétaire au trésorier de l’AEP;
Un représentant étudiant programme peut être demis de ses fonctions par le président de l’AEP, s’il s’absente pendant l’année universitaire, sans raison valable, à deux (2) réunions du conseil étudiant programme

B. Président du conseil étudiant programme et de l’AEP

Le président est le porte-parole officiel de l’association étudiante programme. Le poste de président peut être partagé ou tenu par deux (2) coprésidents. À ce titre :

Il rend authentique par sa signature tous les documents qui lient officiellement l’association étudiante programme, sauf les effets de commerce, les contrats ou autres documents où la signature du trésorier est requise;
Il préside les réunions du conseil étudiant programme et dispose d’un droit de vote;
Il est membre d’office de tout comité ou organisme établi par l’assemblée générale programme ou le conseil étudiant programme;
Il peut présider le cas échéant l’assemblée générale programme;
Il ne peut être secrétaire ou trésorier de l’association étudiante programme;
Il est membre du conseil exécutif programme et possède un droit de vote;
Il voit à l’exécution des décisions du conseil étudiant programme et de l’assemblée générale programme et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge pour les intérêts et le progrès de l’association étudiante programme;
il peut être représentant étudiant au conseil étudiant de l’AEL
En collaboration avec le secrétaire, il rédige, reçoit et conserve toute la correspondance officielle.

C. Secrétaire du conseil étudiant programme et de l’AEP

Le secrétaire est responsable du secrétariat de l’association étudiante programme. À ce titre :

Il fait la correspondance officielle;
Il rédige les procès-verbaux de toute assemblée générale programme des étudiants et ceux du conseil étudiant programme, les contresigne et en transmet une copie au président de l’AEL;
En collaboration avec le président, il rédige, reçoit et conserve toute la correspondance officielle.
Il est membre du conseil exécutif programme et possède un droit de vote;
Il convoque et prépare de concert avec le président, les ordres du jour;
Il ne peut être président ou trésorier de l’association étudiante programme.

D. Trésorier du conseil étudiant programme et de l’AEP

Le trésorier est responsable de la trésorerie de l’Association étudiante programme. À ce titre :

Il voit au suivi de la comptabilité;
Il prépare les états financiers et les présente au conseil étudiant programme à la fin de chaque session d’automne et d’hiver soit du 1er avril au 30 septembre et du 1er octobre au 31 mars avec les pièces justificatives (photocopie des chèques, reçus…)
Il prépare les projets de budget à soumettre au conseil étudiant programme;
Il signe, avec le président, les chèques et effets de commerce;
Il est membre du conseil exécutif programme et possède un droit de vote;
Il dépose les deniers de l’association étudiante programme dans une institution bancaire;
Il ne peut être président ou secrétaire de l’association étudiante programme;
L’année fiscale s’étend du 1er avril de l’année civile en cours au 31 mars de l’année civile suivante.

5.13 Les modalités d’élection du président, du secrétaire et du trésorier du conseil étudiant programme et de l’association étudiante programme

Tout représentant étudiant programme peut soumettre sa candidature. Ils sont élus par et parmi les membres du conseil étudiant programme à la majorité (50 % + 1) des voix des membres présents par vote secret. Le candidat doit être présent à la réunion lors de sa nomination;
La durée de leur mandat est d’un (1) an renouvelable habituellement à la session d’hiver et s’étend du 1er septembre au 31 août de l’année suivante sauf si émission.

5.14 La modification des règlements

Les règlements généraux de l’association étudiante programme peuvent être modifiés ou abrogés par le conseil étudiant et le conseil des présidents. Le texte de toute modification devra être inclus dans l’ordre du jour de la réunion à venir du conseil des présidents.