Chapitre 2 : L’AGEHCUQTR

2.01 Les buts de l’Association

Les buts pour lesquels l’Association est constituée sont les suivants :

  1. Regrouper les étudiants hors campus au sein d’une association;
  2. Défendre et promouvoir les intérêts et les droits des étudiants hors campus tant au niveau collectif qu’individuel;
  3. Promouvoir et accroître la participation et l’engagement des étudiants hors campus à la vie étudiante et universitaire;
  4. Procurer aux étudiants hors campus l’information la plus complète possible;
  5. Promouvoir le développement de l’Université au hors campus;
  6. Défendre les dossiers touchant nos étudiants auprès des fédérations et des gouvernements;
  7. Représenter les étudiants hors campus et promouvoir leurs intérêts, notamment en matière d’enseignement, de pédagogie, de services aux élèves ou étudiants et d’administration de l’établissement d’enseignement.

 

2.02 Les membres

Les membres de l’Association sont les étudiants définis à l’article 1.05 et inscrits à au moins un cours pendant l’année universitaire en cours.

 

2.03 Les membres honoraires de l’Association

Ce sont d’ex-membres de l’Association qui ont apporté une contribution importante à l’AGEHCUQTR. Ils sont nommés par le conseil des présidents de l’Association. Ils peuvent participer, sur invitation, en tout ou en partie aux activités des colloques. Ils n’ont pas droit de parole ni de droit de vote, à moins que le conseil des présidents en décide autrement.

 

2.04 Les droits des membres

  1. Les membres ont droit à une représentation entière de la part de l’Association lors des mésententes ou différends dans leur relation avec l’Université dans la mesure où le motif des demandes ne va pas à l’encontre des buts de l’Association et de l’intérêt collectif;
  2. Les membres ont droit de participer aux différentes activités de la vie étudiante et de bénéficier de tous les services offerts par l’Association;
  3. Les membres de l’Association ont droit de vote lors des élections des représentants étudiants, de l’assemblée générale et lors des référendums;
  4. Les membres de l’Association ont le droit d’être élus et réélus ou désignés aux différentes instances de l’Association et des instances de l’université.

 

2.05 La suspension d’un membre

Un membre peut être suspendu de certaines fonctions (conseil étudiant, du conseil des présidents ou autres) au sein de l’AGEHCUQTR s’il cause des préjudices sérieux à l’Association et/ou refuse de se conformer aux règlements généraux. Le président, après l’approbation du conseil exécutif, doit donner un avis par courrier recommandé à tout membre menacé de suspension et doit l’inviter à venir s’expliquer devant le conseil des présidents dans les meilleurs délais suite à la réception dudit avis. Un tel avis doit indiquer l’endroit, la date, l’heure de la convocation ainsi que les raisons qui motivent la démarche; La suspension d’un membre est prononcée par le conseil des présidents, avec l’appui de la majorité (50 % + 1) des membres présents

 

2.06 L’Assemblée générale annuelle et extraordinaire

2.06.1 L’Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle est souveraine et se tient conformément à la Loi sur les compagnies, L.R.Q. chapitre C-38. Elle possède les fonctions et est soumise aux devoirs qui sont prévus aux articles 224 et 98 alinéas 1 et 2 de la Loi sur les compagnies. À cette fin, elle adopte: a) Les états financiers; b) Les prévisions budgétaires; c) Les modifications aux règlements généraux; d) Elle peut ratifier ou abroger, s’il y a lieu, les décisions du conseil des présidents qui est à la fois le conseil d’administration; e) Elle traite aussi de toute autre question que peut lui soumettre le conseil des présidents. 6

2.06.2 L’assemblée générale annuelle est composée :

  1. De tout membre de l’AGEHCUQTR qui donne avis de sa présence à l’assemblée générale conformément à l’article
  2. De tous les membres des conseils étudiants;
  3. Des membres du conseil des présidents.

2.06.3 L’inscription

Afin de participer à l’assemblée générale annuelle ou extraordinaire, et d’y exercer son droit de vote, un membre de l’AGEHCUQTR doit s’y inscrire en faisant parvenir un courriel à l’adresse de l’Association en indiquant son nom ainsi que ses coordonnées au moins quinze (15) jours calendaires avant la tenue de l’assemblée générale annuelle ou au moins cinq (5) jours calendaires avant la tenue d’une assemblée générale extraordinaire. Tous les membres des conseils étudiants et du conseil des présidents sont automatiquement inscrits à l’assemblée générale annuelle ou à l’assemblée générale extraordinaire.

2.06.4 La réunion

L’assemblée générale annuelle se tient au moment et au lieu que détermine le conseil des présidents.

2.06.5 L’avis de convocation

Le conseil des présidents convoque l’assemblée générale annuelle par un avis écrit avec l’ordre du jour affiché dans chacun des centres universitaires hors campus, ainsi que sur le site web de l’Association au moins quarante-cinq (45) jours calendaires avant la tenue de l’assemblée. De plus un courriel doit être expédié à tous les membres de l’Association.

2.06.6 Le quorum

Le quorum d’une réunion de l’assemblée générale est constitué des membres présents.

2.06.7 Le vote

Chaque vote à main levée ou secret est pris à la majorité (50% +1). En cas d’égalité des votes, le président de l’AGEHCUQTR possède un droit de vote prépondérant. Les votes par anticipation et par procuration sont prohibés. Seule une personne inscrite selon l’article 2.06.3 a droit de participer à l’assemblée générale annuelle, de proposer et de voter. 7

2.06.8 La présidence de l’assemblée

Le président de l’AGEHCUQTR préside toute réunion de l’assemblée générale. Toutefois, il peut céder cette responsabilité à une tierce personne si l’assemblée générale y consent.

2.06.9 Le secrétariat

Le secrétaire général de l’AGEHCUQTR agit à titre de secrétaire de l’assemblée générale. Toutefois, il peut céder cette responsabilité à une tierce personne si l’assemblée générale y consent.

2.06.10 Les règles de procédure

Le déroulement de l’assemblée générale se fait conformément aux procédures d’assemblée délibérante adoptées par le Conseil des présidents.

2.06.11 L’Assemblée générale extraordinaire (cotisation)

Conformément à l’article 52 de la Loi sur l’accréditation et financement des associations d’étudiants, l’Association convoque une assemblée générale extraordinaire afin de fixer et voter la cotisation que doit payer chaque membre. L’assemblée générale extraordinaire est assujettie aux mêmes règles et conditions que celles prévues pour la tenue d’une assemblée générale annuelle. Ces conditions sont inscrites aux articles de 2.06.2 à 2.06.10.

 

2.07 Le conseil des présidents et le conseil exécutif de l’Association

2.07.1 Le conseil des présidents

Le Conseil des présidents est l’instance souveraine de l’Association entre les assemblées générales.

2.07.2 La composition du conseil des présidents

Le conseil des présidents est composé des présidents et des coprésidents des conseils étudiants de chacune des associations étudiantes locales. Le secrétaire général, et le trésorier participent aux réunions du conseil des présidents. Ils ont droit de parole, mais sans droit de vote. Le président de l’AGEHCUQTR peut autoriser d’autres membres de l’Association, des représentants de l’UQTR ou des personnes d’autres organismes à participer en tout ou en partie aux réunions du conseil des présidents. 8

2.07.3 Le président de l’Association

Le président est l’officier en chef et porte-parole officiel de l’Association auprès de l’UQTR et des organismes affiliés. À ce titre :

  1. Il rend authentiquement par sa signature tous les documents qui lient officiellement l’Association, sauf les effets de commerce; les contrats ou autres documents où la signature du trésorier ou du vérificateur est requise;
  2. Il préside les réunions du conseil des présidents, du conseil exécutif et dispose d’un droit de vote;
  3. Il est membre d’office de tout comité ou organisme établi par l’assemblée générale ou le conseil des présidents et peut y affecter une autre personne ;
  4. Il peut présider le cas échéant l’assemblée générale;
  5. Il voit à l’exécution des décisions du conseil exécutif, du conseil des présidents et de l’assemblée générale;
  6. Il remplit tous les devoirs inhérents à sa charge pour les intérêts et le progrès de l’Association;
  7. Il exerce en outre tous les pouvoirs qui lui sont attribués par l’assemblée générale ou le conseil des présidents;
  8. Il ne peut être vice-président, vérificateur ou trésorier de l’Association;
  9. Il peut demander à tout moment les livres comptables et demander la vérification des livres;
  10. Il doit être inscrit à au moins un cours pendant l‘année universitaire en cours, à moins que le conseil des présidents en décide autrement;
  11. Son mandat est d’un maximum de 4 ans.

2.07.4 1er vice-président – superviseur de la trésorerie de l’Association

Le 1er vice-président-vérificateur est l’un des adjoints du président. Il assume les responsabilités qui lui sont confiées par les Statuts et r<règlements de l’Association. Il est aussi responsable de la vérification de la trésorerie de l’Association. À ce titre :

  1. Il peut représenter le président sur tout comité ou organisme établi par l’assemblée générale ou le conseil des présidents ou en relation avec l’Association;
  2. Il peut collaborer à l’exécution des décisions du conseil des présidents et de l’assemblée générale;
  3. Il exerce toute autre fonction qui lui est attribuée par le président;
  4. Il est membre du conseil exécutif de l’Association et doit prendre part au vote du conseil exécutif.
  5. Il voit au respect des budgets adoptés par le conseil des présidents pour l’administration de l’Association, pour chaque conseil étudiant et autre comité ou organisme de l’Association;
  6. Il rend compte par écrit de ses observations au conseil des présidents et/ou à l’assemblée générale;
  7. Il doit être inscrit à au moins un cours pendant l’année universitaire en cours, à moins que le conseil des présidents en décide autrement;
  8. Son mandat est d’un maximum de 4 ans.

2.07.5 2e vice-président de l’Association

Le 2e vice-président est l’un des adjoints du président. Il assume les responsabilités qui lui sont confiées par les Statuts et règlements de l’Association. À ce titre :

  1. Il peut représenter le président sur tout comité ou organisme établi par l’assemblée générale ou le conseil des présidents ou en relation avec l’Association;
  2. Il peut collaborer à l’exécution des décisions du conseil des présidents et de l’Assemblée générale;
  3. Il exerce toute autre fonction qui lui est attribuée par le président ou le conseil des présidents;
  4. Il est membre du conseil exécutif de l’Association et doit prendre part au vote du conseil exécutif;
  5. Il doit être inscrit à au moins un cours pendant l’année universitaire en cours, à moins que le conseil des présidents en décide autrement;
  6. Son mandat est d’un maximum de 4 ans.

2.07.6 Le trésorier de l’Association

Le trésorier est responsable de la trésorerie de l’Association. Il doit avoir des connaissances suffisance en comptabilité. Le trésorier peut être une personne non membre de l’Association. Il doit présenter sa candidature 15 jours calendaires avant le conseil des présidents du colloque. Après la nomination d’un nouveau trésorier, une vérification des livres comptables de l’Association est automatiquement effectuée. À ce titre, sous la responsabilité du président:

  1. Il voit à la préparation et au respect des budgets adoptés par le conseil des présidents pour l’administration de l’Association et pour chaque conseil étudiant;
  2. Il signe conjointement avec le président les effets bancaires de l’Association;
  3. Il prépare dans les soixante (60) jours suivant la fin de l’année financière un bilan et un état des résultats de l’Association dont il rend compte par 10 écrit au conseil des présidents et/ou à l’assemblée générale pour la période du 1er avril au 31 mars;
  4. Il peut en tout temps demander au vérificateur de procéder à une vérification des livres et des effets bancaires;
  5. Il peut participer aux réunions du conseil des présidents, mais sans droit de vote.s.il n’est pas un président d’une AEL;
  6. Il peut participer à des comités désignés par le président;
  7. Il assure le suivi entre le conseil des présidents et les conseils étudiants ou organisme de l’association en ce qui a trait à la comptabilité;
  8. Il voit à recevoir les états financiers bisannuels et les prévisions budgétaires des associations étudiantes locales.

2.07.7 Le secrétaire général de l’Association

Relevant du président de l’AGEHCUQTR, ses principales fonctions sont de :

  1. S’assurer d’un soutien administratif : assure le service de secrétariat de l’Association (courriels et téléphone de l’Association, mise à jour du site web, Facebook, ordre du jour, procès-verbaux);
  2. Collaborer au plan de rayonnement de l’Association;
  3. Assurer un suivi à L’AGEHCUQTR des retours des cotisations étudiantes;
  4. Assurer le suivi relativement à certaines demandes des présidents d’AEL;
  5. Soutenir et voir à régler certains problèmes reliés au dossier académique des étudiants;
  6. Préparer avec le président de l’AGEHCUQTR, les réunions du conseil exécutif, du conseil des présidents, et du Colloque annuel de l’Association et en assurer le suivi;
  7. Établir chaque session le bilan des bourses d’implication aux représentants étudiants;
  8. Voir à chaque session à la réalisation de l’opération démarrage et en assurer le suivi;
  9. Voir avec le président à l’attribution des bourses d’excellence, des prix d’implication et primes d’aide financière aux études, et ce en collaboration avec la Fondation de l’UQTR;
  10. Voir au dossier de l’agenda avec l’AGEUQTR;
  11. Participer à la rédaction et au suivi du Plan stratégique et plan d’action de l’Association;
  12. Peut participer aux réunions de la FAEUQEP, de l’ICÉA, CCAFE;
  13. Le secrétaire général représente le président ou l’AGEHCUQTR sur différents comités de l’UQTR ou autres, et ce lorsque le président le mandate. Il est alors le porte-parole;
  14. Et réaliser toutes autres tâches connexes. Compétences du secrétaire général : connaissance de la suite Office, WordPress et les médias sociaux, connaissance du français, connaissance du réseau UQTR un atout, connaissance de l’AGEHCUQTR un atout, 11 bonne capacité d’analyse, bonne capacité à s’adapter et bâtit des relations interpersonnelles fortes, valeur de collaboration, entraide, respect, éthique de travail irréprochable, transparence dans la communication.

2.07.8 Les modalités d’élection du président, du 1er vice-président – vérificateur et du 2e vice-président de l’Association.

Ils sont élus par et parmi les présidents ou coprésidents du conseil des présidents à la majorité (50 % + 1) des voix des membres présents par vote secret et résultat public. La durée de leur mandat est d’un (1) an renouvelable habituellement lors du Colloque annuel et s’étend du 1er septembre au 31 août de l’année suivante sauf si démission. Le président, le 1er vice-président – vérificateur et le 2e vice-président doivent provenir de trois (3) associations étudiantes locales différentes. Pour ouvrir les modalités d’élection, un président ou un coprésident doit demander le vote au moins dix (10) jours calendaires avant la tenue de l’assemblée générale annuelle.

2.07.9 Les présidents des conseils étudiants

  1. Les présidents des conseils étudiants sont le lien entre leurs représentants étudiants et le conseil des présidents;
  2. Les présidents des conseils étudiants siègent au conseil des présidents de l’Association avec tous les droits et devoirs qui s’y rattachent;
  3. Les présidents des conseils étudiants sont élus par et parmi les représentants étudiants de chaque association étudiante locale. Le poste de président peut être partagé ou tenu par deux (2) coprésidents. Dans ce cas, la valeur du vote ou de présence de deux (2) coprésidents d’une même association étudiante locale ne peut dépasser un (1);
  4. Il doit être inscrit à au moins un cours pendant l’année universitaire en cours. Dans le cas contraire, un président peut demeurer en poste s’il n’a pas de remplaçant, et ce après avoir fait tous les efforts nécessaires pour se trouver un remplaçant;
  5. Un président d’une association étudiante locale n’a pas droit de vote au conseil des présidents lorsque la proposition le concerne ou concerne son association étudiante locale;
  6. La durée du mandat des présidents est d’un (1) an renouvelable habituellement à la session d’hiver de chaque année et s’étend du 1er septembre au 31 août de l’année suivante sauf si démission. Pour ouvrir les modalités d’élection un représentant étudiant doit demander le vote au moins quinze (15) jours de calendrier avant la tenue du conseil étudiant d’avril ou de mai de l’association étudiante locale;
  7. Le mandat maximum d’un président est de 8 ans. 12

2.07.10 Les membres invités

Sur demande au conseil exécutif, tout membre de l’Association peut assister aux réunions du conseil des présidents en qualité d’invité. Il bénéficie du droit de parole, mais pas du droit de vote.

2.07.11 Les réunions du conseil des présidents

Le conseil des présidents se réunit au moins trois (3) fois par année et aussi souvent que nécessaire.

2.07.12 Les convocations du conseil des présidents

  1. Les réunions du conseil des présidents sont convoquées par le président ou sur demande de la majorité des membres votants du conseil des présidents (50 % + 1). Un délai minimum de quinze (15) jours calendaires est nécessaire pour la convocation, et ce, par écrit à moins d’une entente avec la majorité (50 % + 1) des membres;
  2. Si la majorité des membres votants du conseil des présidents y consentent, une réunion peut avoir lieu par le biais d’une conférence téléphonique ou en visioconférence.

2.07.13 Le quorum du conseil des présidents

Le quorum des réunions du conseil des présidents est fixé à la majorité (50 % + 1) des membres votants en fonction. La valeur de présence de deux (2) coprésidents d’un même AEL ne peut dépasser un (1). Les votes et les procédures

  1. Lors des réunions du conseil des présidents, les décisions sont prises à la majorité (50 % + 1) des membres votants présents. En cas d’égalité des votes, la proposition présentée est rejetée. La valeur du vote de deux (2) coprésidents d’une même AEL ne peut dépasser un (1);
  2. Le conseil des présidents est régi selon nos Statuts et règlements.

2.07.14 Les devoirs du conseil des présidents

Il doit :

  1. Respecter les orientations et les priorités définies par les règlements généraux de l’Association et voir à la mise en application des décisions de l’assemblée générale;
  2. Voir aux affaires courantes de l’Association et en gérer les fonds;
  3. Respecter les politiques de régie interne de l’Association; 13
  4. Agir en cas de situation jugée anormale ou suite à la présentation des données comptables d’un conseil étudiant;
  5. Élire le président, le 1er vice-président – vérificateur, le 2e vice-président et nommer le trésorier et le secrétaire général;
  6. Susciter la participation des membres aux activités de l’Association;
  7. Pourvoir à toute vacance survenue au sein du conseil des présidents;
  8. Convoquer et préparer les assemblées générales;
  9. Voir à la réalisation et au suivi du Plan stratégique et du plan d’action de l’Association;
  10. Adopter les états financiers et les prévisions budgétaires de l’Association.

2.07.15 Les pouvoirs du conseil des Présidents

Il peut :

  1. Établir des politiques de régie interne;
  2. Établir ses objectifs spécifiques et ses priorités en accord avec les orientations déterminées par les règlements généraux de l’Association;
  3. Créer un ou des comités qui lui font rapport pour réaliser un mandat particulier dans le cadre des objets de l’Association. Par conséquent, le conseil des présidents pourra déterminer le mode de nomination ou d’élection des membres de ce ou ces comités, les démettre de leurs fonctions, y remplir les vacances, leur prescrire des droits et des devoirs, leur attribuer des pouvoirs particuliers, leur voter un budget et règlement en l’utilisation des fonds de toute provenance ainsi que leur déterminer des règlements spéciaux;
  4. Appliquer l’article 2.05 concernant la suspension d’un membre de l’AGEHCUQTR de certaines fonctions;
  5. Autoriser ou entériner l’embauche du personnel rémunéré à partir des budgets de l’Association ou des subventions spéciales qui sont sous sa responsabilité;
  6. Décréter, amender, abroger tout règlement jugé nécessaire à l’administration de l’Association;
  7. Exercer toute autre fonction ou tout pouvoir qui peut lui être attribué par l’Assemblée générale;
  8. Décider de la tenue d’un référendum et en déterminer les modalités, les procédures et les règlements;
  9. Présenter des propositions aux assemblées générales;
  10. Reconnaître ou abolir une association étudiante locale, une association étudiante programme; mettre en tutelle un conseil étudiant suite à une situation jugée anormale ou après une absence non motivée d’un an (1) aux réunions du conseil des présidents. 14

2.07.16 Le conseil exécutif de l’Association

Le conseil exécutif de l’Association est composé du président, du 1er vice-président – vérificateur, et du 2e vice-président de l’Association. Son rôle est de voir au fonctionnement de l’Association entre les Conseils des présidents.

2.07.17 Le conseil exécutif de l’Association doit :

  1. Respecter les orientations et les priorités définies par le conseil des présidents;
  2. Voir aux affaires courantes de l’Association et en gérer les fonds;
  3. Gérer certains dossiers sur recommandation du conseil des présidents;
  4. Respecter les politiques de régie interne de l’Association;
  5. Faire rapport par écrit de ses décisions à la prochaine réunion de conseil des présidents.

2.07.18 La démission d’un membre du conseil des présidents

Cesse de faire partie du conseil des présidents et d’occuper sa fonction, tout membre qui offre par écrit sa démission audit conseil soit à titre de président de son association étudiante locale ou à titre de membre du conseil des présidents, et ce, à compter de la date de sa réception et acceptation.

2.07.19 Présidence intérimaire de l’Association

En cas de démission subite ou d’absence permanente du président de l’Association, le 1er vice-président – vérificateur devient le président intérimaire de l’Association. Celui-ci doit convoquer dans les trente (30) jours une réunion du conseil des présidents pour élire un président

2.07.20 Le colloque de l’AGEHCUQTR

Le colloque est un terme utilisé pour regrouper dans une même journée ou fin de semaine, une réunion du conseil des présidents et de l’assemblée générale de l’AGEHCUQTR. Il peut aussi inclure une remise de diplômes ou d’autres activités de l’AGEHCUQTR. Le budget du Colloque doit être présenté au conseil des présidents et approuvé par la majorité des membres (50 % + 1).

2.07.21 Le référendum

Sur proposition, le conseil des présidents ou l’assemblée générale peut décider de la tenue d’un référendum. 15 Les procédures et les modalités référendaires seront déterminées par un règlement du conseil des Présidents.

2.7.22 L’affiliation

L’Association a le pouvoir de s’affilier à tout organisme partageant en tout ou en partie ses buts. L’affiliation se fait par le conseil des présidents.

2.7.23 La désaffiliation

L’Association a le pouvoir de se désaffilier de tout organisme. La désaffiliation se fait par le conseil des présidents.